Google Workspace es una suite muy versátil de herramientas de productividad en la nube, que puede ayudar a los equipos de trabajo a colaborar de manera eficiente, es por eso que a continuación te mostraremos algunas recomendaciones para maximizar la productividad a través de Google Workspace.
Mejora tu productividad con Gmail
- Usa etiquetas: las etiquetas son una forma efectiva de organizar tus correos electrónicos. Puedes crear etiquetas para distintos proyectos, clientes o categorías.
- Activa las respuestas predeterminadas: si recibes muchos correos electrónicos que requieren la misma respuesta, activa las respuestas predeterminadas para ahorrar tiempo.
- Automatiza la clasificación de los correos que recibes, por temas, palabras clave, remitente, importancia, etc.
Optimiza la productividad con Google Drive
- Comparte carpetas en vez de archivos: compartir una carpeta con todo el equipo es más efectivo que compartir múltiples archivos individualmente. Así, todos tendrán acceso a los mismos archivos y evitarás duplicados.
- Utiliza la búsqueda avanzada: la búsqueda avanzada te permite encontrar archivos por tipo, fecha, propietario y otros criterios. Es una forma más efectiva de buscar documentos específicos.
- Usa los grupos de seguridad de Google para crear accesos a carpetas con distintos niveles de permisos para distintos equipos de trabajo, por ejemplo puedes crear un grupo que pueda editar los archivos y otro grupo que únicamente pueda leerlos, de esta forma es más sencillo agregar y quitar personas específicas a cada grupo.
Incrementa tu productividad con Google Meet
- Programa reuniones con anticipación: programar reuniones con anticipación permite a los participantes prepararse adecuadamente y asegura que todos puedan asistir.
- Comparte tu pantalla: compartir tu pantalla es una forma efectiva de presentar información y colaborar en tiempo real.
Suma a tu productividad con Google Docs, Sheets y Slides
- Usa plantillas: Google ofrece una gran variedad de plantillas para Docs, Sheets y Slides. Utilizar una plantilla puede ahorrarte tiempo y darle un aspecto más profesional a tus documentos.
- Colabora en tiempo real: la colaboración en tiempo real es una de las mejores características de Google Workspace. Asegúrate de compartir los documentos adecuados con los miembros del equipo y utiliza las herramientas de edición colaborativa para trabajar juntos.
Otras herramientas para mejorar la productividad con Google Workspace
Google Workspace también incluye herramientas diseñadas para gestionar la productividad y ayudar a tus colaboradores a ser más eficientes. Mejora la productividad con Google Workspace utilizando algunas de ellas:
- Google Sites, para crear mini sitios privados para tus colaboradores y públicos para tus clientes
- Currents, para crear una red social privada para tu equipo de trabajo
- Vault, para resguardar toda la información de tu empresa en caso de borrado accidental
- Google Forms, para crear formularios y encuestas
- Jamboard para crear pizarrones interactivos
Si deseas saber más sobre esta poderosa suite te invitamos a revisar el sitio oficial de Google Workspace.
Conclusión
Google Workspace es una herramienta de productividad poderosa que puede ayudar a los equipos de trabajo pequeños a colaborar más eficientemente. Con estos trucos, podrás sacar el máximo provecho de Gmail, Google Drive, Google Meet, Google Docs, Google Sheets y Google Slides. ¡Empieza a utilizarlos hoy mismo y aumenta la productividad de tu equipo!
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